Základní uživatelské činnosti v prostředí GroupWise 7

Přihlášení uživatele do prostředí systému GroupWise

Spuštění Group­Wise-klienta a přihlášení

a/ Na pracovní ploše Windows dvojklik na ikonu „Aplikace GroupWise“.

b/ V hlavním panelu Windows klik na tlačítko „Start“ -> klik na volbu „Všechny programy“ -> klik na volbu „Novell GroupWise“ -> klik na volbu „Aplikace GroupWise“.

Pozn.: V obou případech může být automaticky otevřeno přihlašovací okno klienta a požadováno zadání jména a hesla uživatele.

Vynucení otevírání přihlašovacího okna

Konfigurace ikony „Aplikace GroupWise“, tzn. R-klik na tuto ikonu -> klik na volbu „Vlastnosti“ -> do pole „Cíl:“ přidat za specifikaci programu GrpWise.exe např. parametr „ /@u-xyz“

Pozn.: Zmíněný parametr se uvádí bez uvozovek a s počáteční oddělovací mezerou.

Ukončení činnosti GroupWise-klienta

V oknu klienta v jeho panelu nabídek klik na nabídku „Soubor“ -> klik na volbu „Konec“.

Základní obecné činnosti

Skrytí nebo zobrazení sezna­mu složek, panelu nabídek apod.

V navigačním panelu vpravo klik na příslušné tlačítko (např. na tlačítko „Zobrazí nebo skryje seznam složek“).

Otevření složky (např. Kalen­dáře, Schránky apod.)

V Seznamu složek (v levé části okna klienta) klik na požadovanou složku (např. Kalendář) -> v pravé části okna klienta se zobrazí obsah vybrané složky.

Práce s poštovními zprávami

Zaslání poštovní zprávy

a/ V panelu nástrojů klik na tlačítko „Nová pošta“ -> vyplnit pole „Komu“, „Věc“, zadat text zprávy atd. -> klik na tlačítko „Odesílání“.

b/ V panelu nabídek klik na nabídku „Soubor“ -> klik na volbu „Nový“ -> klik na volbu „Pošta“ -> pokračovat způsobem uvedeným v bodu a/.

Odpověď na poštovní zprávu

Otevřít složku Schránka -> dvojklik na požadovanou zprávu -> v panelu nástrojů klik na tlačítko „Odpovědět“ -> zadat text odpovědi -> klik na tlačítko „Odesílání“.

Opětovné odeslání poštovní zprávy

Otevřít složku Odeslané položky -> R-klik na zprávu -> klik na volbu „Znovu odeslat“ -> eventuálně modifikovat text zprávy, příjemce apod. -> klik na tlačítko „Odesílání“.

Práce s dalšími typy položek (tzn. připomínkami, úkoly a událostmi)

Naplánování připomínky sobě samému

Otevřít složku Kalendář -> určit zobrazovaný časový interval (v záhlaví okna Kalendáře klik např. na tlačítko „Týden“) -> zobrazit si připomínky (přes tlačítko „Zobrazit či skrýt poznámky“) -> ve sloupci s požadovaným datem dvojklik na prázdné políčko -> vyplnit pole „Věc“ a zadat text připomínky -> klik na tlačítko „Vystavit“.

Naplánování připomínky jinému uživateli

V panelu nabídek klik na nabídku „Soubor“ -> klik na volbu „Nový“ -> klik na volbu „Připomenutí“ -> vyplnit pole „Komu“, „Datum zahájení“, „Věc“ a zadat text připomínky -> klik na tlačítko „Odesílání“.

Naplánování úkolu

V panelu nástrojů klik na tlačítko „Nový úkol“ -> vyplnit pole „Komu“, „Datum zahájení“, „Termín“, „Věc“ a zadat text úkolu -> klik na tlačítko „Odesílání“.

Opakované naplánování úkolu

Při plánování úkolu klik na nabídku „Akce“ -> klik na volbu „Automatické datum“ -> zakliknout požadované datumy -> pokračovat obvyklým způsobem.

Směrování úkolu (tzv. kolování úkolu)

Zahájit naplánování nového úkolu -> do pole „Komu“ zadat prvního adre­sáta -> klik na nabídku „Akce“ -> klik na volbu „Směrovací adresa“ (pole „Komu“ se automaticky změní na „Směr“) -> do pole „Směr“ zadat dalšího adresáta -> stisk klávesy „Enter“ (uvedené poslední dva kroky případně opakovat pro další adresáty) -> pokračovat obvyklým způsobem.

Přijetí nebo odmítnutí zaslaného úkolu

a/ Otevřít složku Schránka -> klik na úkol -> v panelu nástrojů klik na tlačítko „Přijmout“ nebo „Odmítnout“.

b/ Otevřít složku Schránku -> R-klik na úkol -> klik na volbu „Přijmout“, „Přijmout s možnostmi“, „Odmítnout“ nebo „Odmítnout s možnostmi“.

Označení přijatého úkolu jako splněného

Otevřít složku Kalendář -> R-klik na úkol -> klik na volbu „Označit jako dokončené“.

Naplánování události (např. schůzky)

V panelu nástrojů klik na tlačítko „Nová událost“ -> vyplnit pole „Komu“, „Místo“, „Datum zahájení“, „Trvání“, „Věc“ a zadat text události -> klik na tlačítko „Odesílání“.

Kontrola, zda jsou všichni dostupní (např. pro konání schůzky)

Při plánování události klik na tlačítko „Hledání doby zaneprázdnění“ -> v okně, které se otevře, lze zjišťovat časy, kdy nejsou uživatelé zaneprázdněni (tzn. kdy nemají zadané jiné schůzky apod.).

Nastavení budíku (alarmu) pro událost

Otevřít složku Kalendář -> klik na událost -> klik na nabídku „Akce“ -> klik na volbu „Budík“ -> zadat požadované parametry budíku (např. předstih upozornění před událostí, spouštěná aplikace).

Pozn.: Má-li být budík funkční, musí být v činnosti Správce upozornění.

Zpětné oznámení stavu odesílané položky (např. úkolu)

Při plánování položky použít i záložku „Možnosti odeslání“ -> v ní klik na tlačítko „Sledování stavu“ -> zadat požadovaný typ zpětného upozornění (např. „Po odmítnutí - Upozornění a pošta“) -> pokračovat obvyklým způsobem.

Pozn.: Je-li požadováno Upozornění, musí být v činnosti Správce upozornění.

Zpětné oznamování stavu všech odesílaných položek zadaného typu

V panelu nabídek klik na nabídku „Nástroje“ -> klik na volbu „Možnosti“ -> dvojklik na ikonu „Odesílání“ -> klik na příslušnou záložku (např. „Úkol“) -> zadat požadovaný typ zpětného upozornění -> klik na tlačítko „OK“ -> klik na tlačítko „Zavřít“.

Pozn.: Je-li požadováno Upozornění, musí být v činnosti Správce upozornění.

Zpožděné doručení odesílané položky

Při plánování položky použít i záložku „Možnosti odeslání“ -> v ní zakliknout políčko „Odložit doručení“ a zadat požadované zpoždění -> pokračovat obvyklým způsobem.

Zpožděné doručení všech odesílaných položek

V panelu nabídek klik na nabídku „Nástroje“ -> klik na volbu „Možnosti“ -> dvojklik na ikonu „Odesílání“ -> klik na záložku „Možnosti odesílání“ -> zakliknout políčko „Odložit doručení“ a zadat požadované zpoždění -> klik na tlačítko „OK“ -> klik na tlačítko „Zavřít“.

Použití zástupců

Definice svého zástupce a stanovení jeho práv (provádí zastupovaný)

V panelu nabídek klik na nabídku „Nástroje“ -> klik na volbu „Možnosti -> dvojklik na ikonu „Zabezpečení“ -> klik na záložku „Přístup pro zástupce“ -> v poli „Název“ zadat jméno uživatele, který má být zástupcem -> klik na tlačítko „Přidat uživatele“ -> klik na právě zadaného zástupce -> v části „Přístupová práva“ zadat zástupci zakliknutím příslušných políček požadovaná práva -> klik na tlačítko „OK“.

Přidání uživatele do seznamu zastupovaných (provádí zastupující)

V panelu nabídek klik na nabídku „Soubor“ -> klik na volbu „Zástupci“ -> v poli „Název“ zadat jméno zastupovaného uživatele -> klik na tlačítko „OK“.

Přechod do okna zastupovaného nebo zpět (provádí zastupující)

V panelu nabídek klik na nabídku „Soubor“ -> klik na volbu „Zástupci“ -> v části „Seznam zástupců“ vybrat uživatele, jehož okno má být zobrazeno -> klik na tlačítko „OK“.

Použití kalendáře

Prohlížení kalendáře

Otevřít složku Kalendář -> klik na tlačítko reprezentující časový interval, jenž má být zobrazen (např. „Týden“) -> ve stejném panelu vpravo klik na tlačítka reprezentující typ položek, jež mají být zobrazeny (např. „Zobrazit či skrýt úkoly“).

Čtení položky v kalendáři

a/ Otevřít složku Kalendář -> klik na položku (dočasně se zobrazí stručná informace o položce).

b/ Otevřít složku Kalendář -> dvojklik na položku (zobrazí se plné okno položky) -> případně klik na záložku Vlastnosti (zobrazí se další okruh informací).

Zpracování položky v kalendáři

Otevřít složku Kalendář -> R-klik na položku -> otevře se nabídka s volbami, jejichž prostřednictvím lze s položkou pracovat, tzn. otevřít ji, schválit, odmítnout, označit jako dokončenou, změnit na jiný typ, odstranit, nastavit budík atd.

Definice uživatelů zahrnutých v kalendáři do zobrazení skupiny

a/ Při prvním použití zobrazení skupiny: Otevřít složku Kalendář -> klik na tlačítko „Skupina“ -> zadat zakliknutím příslušných políček v části „Seznam uživatelů“ ty uživatele, kteří mají být zobrazováni -> klik na tlačítko „OK“.

b/ Při dalších použitích zobrazení skupiny: Otevřít složku Kalendář -> klik na tlačítko „Skupina“ -> klik na šipku v pravé části tlačítka -> klik na volbu „Přidat nebo odebrat uživatele“ -> zadat zakliknutím příslušných políček ty uživatele, kteří mají být zobrazováni -> klik na tlačítko „OK“.

Prohlížení kalendáře v režimu zobrazení skupiny

Otevřít složku Kalendář -> klik na tlačítko „Skupina“ -> v jednom okně se zobrazí uživatelé definovaní ve skupině a jejich položky.

Použití složek a položek

Vytvoření osobní složky

Klik na nadřazenou složku (např. Organizátor) -> v panelu nabídek klik na nabídku „Soubor“ -> klik na volbu „Nový“ -> klik na volbu „Složka“ -> zakliknout políčko „Osobní složka“ -> klik na tlačítko „Další“ -> zadat název, popis a umístění složky -> klik na tlačítko „Další“ -> případně zadat další parametry složky -> klik na tlačítko „Dokončit“.

Vytvoření sdílené složky

Klik na nadřazenou složku -> v panelu nabídek klik na nabídku „Soubor“ -> klik na volbu „Nový“ -> klik na volbu „Složka“ -> zakliknout políčko „Sdílená složka“ -> klik na tlačítko „Další“ -> zadat název, popis a umístění složky -> klik na tlačítko „Další“ -> zadat další uživatele, kteří mohou tuto složku sdílet a jejich práva -> klik na tlačítko „Další“ -> případně zadat další parametry složky -> klik na tlačítko „Dokončit“ -> zadat parametry pro oznámení uživatelům o vzniku sdílené složky.

Přesunutí nebo propojení položky do zadané složky

dvojklik na danou položku -> klik na nabídku „Úpravy“ -> klik na volbu „Přesunout či propojit do složek“ -> zakliknout políčko u požadované cílové složky -> klik na tlačítko „Přesunout“ nebo „Propojit“.

Obnova zrušené položky z koše

Otevřít složku Koš -> R-klik na požadovanou položku -> klik na volbu „Zpět odstranění“.

Určení adresáře pro archivaci položek

V panelu nabídek klik na nabídku „Nástroje“ -> klik na volbu „Možnosti“ -> dvojklik na ikonu „Prostředí“ -> klik na záložku „Umístění souboru“ -> v poli „Adresář archivu“ specifikovat adresář pro archivaci položek.

Archivace položky

R-klik na požadovanou položku -> klik na volbu „Přesunout do archivu“.

Obnova archivovaných položek z archivu

V panelu nabídek klik na nabídku „Soubor“ -> klik na volbu „Otevřít archív“ -> vybrat příslušnou složku a kliknutím označit položky, které mají být obnoveny -> klik na nabídku „Akce“ -> odkliknout volbu „Přesunout do archivu“ (tzn. přesunout položku z archivu) -> klik na nabídku „Soubor“ -> odkliknout volbu „Otevřít archív“ (tzn. ukončit pohled do archivu).

Hledání položek jednoduché

V panelu nabídek klik na nabídku „Nástroje“ -> klik na volbu „Hledat“ -> klik na záložku „Hledání podle příkladu“ -> zadat typ hledaných položek (např. Pošta) a případně jejich další parametry -> klik na tlačítko „OK“.

Hledání položek standardní

V panelu nabídek klik na nabídku „Nástroje“ -> klik na volbu „Hledat“ -> klik na záložku „Hledat“ -> zadat parametry hledání (např. typ položky, dobu vytvoření nebo doručení, prohledávané složky apod.) -> klik na tlačítko „OK“.

Uložení výsledků hledání do složky

Při hledání položek klik v okně výsledků hledání na nabídku „Soubor“ -> klik na volbu „Uložit jako složku“ -> zadat název a umístění složky -> klik na tlačítko „Dokončit“.

Vyhledání textu v položce

dvojklik na požadovanou položku -> klik na nabídku „Úpravy“ -> klik na volbu „Hledat text“ -> zadat hledaný text a případně další parametry hledání -> klik na tlačítko „Hledat další“.

Vytvoření filtru zobrazovaných položek

V panelu nabídek klik na nabídku „Zobrazit“ -> klik na volbu „Filtr“ -> klik na volbu „Upravit či vytvořit“ -> zadat parametry filtrování (např. jméno odesilatele položky, věc atd.) -> klik na tlačítko „OK“.

Pozn.: Při vytváření filtru lze kliknutím na tlačítko „Uložit“ a zadáním názvu uložit filtr i pro pozdější použití.

Zrušení aktivního filtru zobrazovaných položek

V panelu nabídek klik na nabídku „Zobrazit“ -> klik na volbu „Filtr“ -> klik na volbu „Upravit či vytvořit“ -> zrušit všechny parametry filtrování -> klik na tlačítko „OK“.

Použití adresáře kontaktů

Vytvoření nové položky v osobním adresáři uživatele

V panelu nabídek klik na nabídku „Nástroje“ -> klik na volbu „Adresář“ -> klik na osobní adresář uživatele -> v nástrojovém pruhu klik na tlačítko „Nový“ -> vybrat typ položky (např. Kontakt) -> klik na tlačítko „OK“ -> zadat jméno, příjmení, el. adresu atd. -> klik na tlačítko „OK“.

Zadání adresy v odesílané položce pomocí adresáře kontaktů

Zahájit vytváření položky -> v nástrojovém pruhu okna položky klik na tlačítko „Adresa -> v poli „Kde hledat“ určit použitý adresář (např. osobní adresář uživatele) -> klik na tlačítko „Komu“, „Kopie“ nebo „Slepá“ -> dvojklik na jméno požadovaného adresáta -> klik na tlačítko „OK“.

Použití pravidel pro automatizaci činností

Vytvoření pravidla

V panelu nabídek klik na nabídku „Nástroje“ -> klik na volbu „Pravidla“ -> klik na tlačítko „Nové“ -> zadat parametry pravidla (např. název, spouštěcí událost, typy položek, prováděnou akci atd.) -> klik na tlačítko „Uložit“.

Deaktivace nebo aktivace existujícího pravidla

V panelu nabídek klik na nabídku „Nástroje“ -> klik na volbu „Pravidla“ -> v zobrazeném seznamu pravidel odkliknout nebo zakliknout požadované pravidlo.

Použití Správce upozornění

Spuštění Správce upozornění

a/ Automatické spouštění Správce upozornění při spuštění GroupWise-klienta: V panelu nabídek klik na nabídku „Nástroje“ -> klik na volbu „Možnosti“ -> dvojklik na ikonu „Prostředí“ -> klik na záložku „Obecné“ -> zakliknout políčko „Při spuštění otevřít Správce upozornění“ -> klik na tlačítko „OK“.

b/ Manuální spuštění Správce upozornění v daném okamžiku: V hlavním panelu Windows klik na tlačítko „Start“ -> klik na položku „Všechny programy“ -> klik na volbu „Novell GroupWise“ -> klik na volbu „Upozornění“.

Čtení položek ze seznamu upozornění

Klik na ikonu Správce upozornění (standardně je zobrazena v pravém dolním rohu obrazovky v panelu System Tray) -> zobrazí se okno se seznamem nových a dosud neotevřených upozornění (podrob­nosti o vybraném upozornění lze získat po kliknutí na tlačítko „Číst“).

Konfigurace Správce upozornění

R-klik na ikonu Správce upozornění -> klik na volbu „Možnosti“ -> zadání požadovaných parametrů -> klik na tlačítko „OK“.

Ukončení činnosti Správce upozornění

R-klik na ikonu Správce upozornění -> klik na volbu „Konec“.

Práce s dokumenty

Specifikace implicitní knihovny dokumentů

V panelu nabídek klik na nabídku „Nástroje“ -> klik na volbu „Možnosti“ -> dvojklik na ikonu „Dokumenty“ -> v poli „Názvy knihoven“ klik na požadovanou knihovnu -> klik na tlačítko „Výchozí“ -> klik na tlačítko „OK“.

Vytvoření nového dokumentu

V panelu nabídek klik na nabídku „Soubor“ -> klik na volbu „Nový“ -> klik na volbu „Dokument“ -> zadat parametry dokumentu (např. typ dokumentu, knihovnu pro jeho uložení atd.) -> klik na tlačítko „OK“ -> do pole „Věc dokumentu“ zadat pojmenování dokumentu.

Práce s obsahem dokumentu

dvojklik na dokument -> nyní lze s obsahem dokumentu pracovat standardním způsobem (tzn. vkládat text, modifikovat jej atd.).

Zobrazení informací o dokumentu

R-klik na dokument -> klik na volbu „Vlastnosti“.

Vytvoření odkazu na existující dokument

Klik na cílovou složku -> v panelu nabídek klik na nabídku „Soubor“ -> klik na volbu „Nový“ -> klik na volbu „Odkaz na dokument“ -> v zobrazeném seznamu složek vybrat složku a následně odkazovaný dokument -> klik na tlačítko „OK“.

Zrušení odkazu na dokument

R-klik na dokument -> klik na volbu „Odstranit“ -> zakliknout políčko „Odebrat dokument ze složky“.

Import dokumentů do prostředí GroupWise

V panelu nabídek klik na nabídku „Soubor“ -> klik na volbu „Importovat dokumenty“ -> klik na tlačítko „Přidat soubory“ -> v zobrazeném stromu adresářů vybrat soubor(-y) pro import -> klik na tlačítko „OK“ -> klik na tlačítko „Další“ -> zakliknout cílovou složku -> klik na tlačítko „Další“ -> klik na tlačítko „Dokončit“.

Export dokumentu z prostředí GroupWise

Klik na dokument -> v panelu nabídek klik na nabídku „Soubor“ -> klik na volbu „Uložit jako“ -> ponechat hodnotu „Uložit na disk“ a zadat další parametry operace (např. výstupní formát, název, cílový adresář) -> klik na tlačítko „Uložit“.

Sdílení dokumentu pro všechny uživatele

R-klik na dokument -> klik na volbu „Vlastnosti“ -> klik na záložku „Sdílení“ -> zakliknout políčko „Sdíleno s“ -> v seznamu sdílení klik na položku „“ -> zakliknout požadovaná práva pro sdílení -> klik na tlačítko „OK“.

Zobrazení historie dokumentu

R-klik na dokument -> klik na volbu „Vlastnosti“ -> klik na záložku „Změnový protokol“.

Kopírování dokumentu

R-klik na dokument -> klik na volbu „Kopírovat dokument“ -> zadat postupně požadavky na kopírování (např. jiná knihovna pro uložení, nové pojmenování dokumentu) -> klik na tlačítko „OK“.

Vytvoření nové verze dokumentu

R-klik na dokument -> klik na volbu „Verze dokumentu“ -> do pole „Popis verze“ zadat pojmenování nové verze -> klik na tlačítko „OK“.

Zobrazení seznamu všech verzí dokumentu

R-klik na dokument -> klik na volbu „Seznam verzí“.

Zrušení všech verzí dokumentu

R-klik na dokument -> klik na volbu „Odstranit“ -> zakliknout políčko „Odstranit všechny verze dokumentu z knihovny“.

Ostatní činnosti

Konfigurace pracovního prostředí GroupWise-klienta

V panelu nabídek klik na nabídku „Nástroje“ -> klik na volbu „Možnosti“ -> dvojklik na ikonu požadované kategorie parametrů -> zadat požadované parametry -> klik na tlačítko „OK“.

Získání dalších informací o použití GroupWise-klienta

V panelu nabídek klik na tlačítko „Nápověda“ -> klik na volbu „Témata nápovědy“ -> zvolit záložku „Obsah“, „Rejstřík“ nebo „Vyhledávat“ a nalézt požadovanou informaci.