Akademie múzických umění postupuje k elektronickému oběhu dokumentů

Akademie múzických umění hledala počátkem roku 2010 řešení efektivní elektronizace interních administrativních procesů a jako dlouholetý zákazník se s tímto požadavkem obrátila na společnost Novell Professional Services ČR.

Již na začátku projektu bylo jasné, že takové řešení musí vynikat jak spolehlivostí a množstvím uspořeného času, tak zajištěním maximální bezpečnosti obíhajících dat.

Hlavním stavebním článkem pro realizaci tohoto projektu se stal Novell Identity Manager a 602XML FormServer, produkt společnosti Software602, která je partnerem společnosti Novell a spolupracovala s ní na celé řadě úspěšných projektů. Oba produkty již delší dobu AMU úspěšně využívá.

Dodané řešení obsahuje aplikaci certifikační autority s vazbou na Novell Identity Manager pro zajištění bezpečné autentizace a identifikace uživatele. Na druhé straně 602XML FormServer zajišťuje jednoduché a praktické pokrytí vybraných firemních procesů prostřednictvím inteligentních elektronických formulářů formátu 602 zfo.

V první fázi projektu, která je v provozu od 1. 3. 2010, umožňuje toto řešení vzdálený přístup do sítě AMU všem zaměstnancům včetně externích pracovníků akademie, kteří jsou nyní schopni například zažádat elektronickou formou o dovolenou a zaslat jí svému nadřízenému ke schválení. Tento postup je možné aplikovat na všechny provozní procesy AMU. V další fázi se uvažuje o zapojení studentů, a to ve všech lokalitách AMU.

Toto řešení zprostředkovává oběh dokumentů, nastavuje jasná interní pravidla schvalování a urychluje vyřizování požadavků. Do jisté míry tak nahrazuje papírovou administrativu a šetří prostředky zákazníka. Navíc jsou v případě interního auditu veškerá data lehce dostupná a díky Novell Identity Manageru je zajištěno jejich řádné zabezpečení.